5 moyens pour éviter les impayés

La vie des affaires apporte son lot de bonnes surprises comme le lancement d’un nouveau produit/service ou la signature d’une grosse commande. Toutefois, vous pouvez également rencontrer des difficultés indépendamment de votre volonté comme par exemple, le non respect des délais de paiement par vos clients ou pire, la faillite d’un client qui vous devait encore de l’argent. Ces retards ou l’absence de paiement vont impacter la trésorerie de votre entreprise et peuvent, in fine, vous placez dans des difficultés à l’égard de vos propres fournisseurs.

Fort heureusement, vous pouvez mettre en place différentes action afin de ne pas subir ces difficultés . Des solutions simples, facile à mettre en oeuvre existent pour réduire le risque et éviter les soucis de trésorerie.

1. Rédigez des conditions générales pour encadrer vos relations économiques

La première chose à envisager est de rédiger des conditions générales. Ces conditions générales vous permettront d’encadrer, à l’avance, la relation avec vos clients. De manière habituelle, les conditions générales comportent une clause sur les modalités de paiement, de livraison et prévoient des intérêts et une indemnité de retard en cas de non-paiement. 

Il est toutefois possible d’aller plus loin. 

Vous pourriez notamment envisager d’insérer une clause de réserve de propriété. Cette clause permet au vendeur d’un bien de rester plein propriétaire jusqu’au complet paiement du prix. Une clause bien utile à insérer dans vos conditions générales et qui pourra vous aider en cas de faillite d’un de vos clients.

Outre des clauses rédigées pour vous protéger des “mauvais payeurs”, vous pouvez également inclure une clause de gage général sur créances futures, à l’instar des organismes bancaires. Ce type de clause à pour objectif d’augmenter vos possibilités de récupération des sommes impayées.

2. Mettez en place un véritable processus de suivi des paiements

Une facture impayée peut résulter d’une mauvaise gestion propre à l’entreprise. Il est donc indispensable de mettre en place, au sein de votre entreprise, un processus pour le suivi de vos paiements. Plusieurs logiciels ou application en ligne proposent des solutions numériques pour vous assister dans l’émission de vos factures et le suivi de leurs paiements.  Ce type de logiciel permet également de mettre en place, par exemple, des communications structurées afin de faire correspondre un paiement à une facture. Ces logiciels sont compatibles avec la plupart des comptes bancaires. De la sorte, vous avez, en temps réel, une vue d’ensemble sur vos impayés. Vous pouvez également programmer des notifications lorsque votre impayé dépasse un certain montant ou un pourcentage facturé. Ces outils de gestion sont indispensables à l’heure actuelle et grâce à la technologie, vous permettent de maximiser votre suivi moyennant peu d’effort.
Il est également très important de rester attentif au délai de paiement accordés à vos clients. Une fois encore, ces logiciels peuvent vous alertez automatiquement à l’échéance d’une facture impayée et parfois même générer une lettre de rappel automatiquement. 

3. Privilégiez les rappels écrits et conserver l’ensemble des justificatifs, documents et rappels.

Dans beaucoup de cas, le chef d’entreprise (estime qu’il )n’a pas le temps de recourir aux écrits et traite ses difficultés essentiellement par voie orale. Cette façon de procéder n’est pas conseillée mais est malgré tout abondamment utilisée.

Cependant, lorsque la relation avec un client devient conflictuelle et que celle-ci aboutit à une procédure judiciaire, vous regretterez de ne pas avoir pris le temps de rédiger des écrits. En effet, selon le Code judiciaire, chaque partie à la charge de la preuve des faits qu’elle allègue. Vous l’aurez compris, il sera donc extrêmement difficile de rapporter la preuve d’un échange téléphonique qui, par définition, n’a pas été consigné dans un écrit.

Il est également indispensable de réagir à bref délais aux écrits que vous pourriez recevoir d’un client ou d’un fournisseur. En effet, l’usage entre les commerçants veut qu’une facture soit contestée à bref délai. A défaut, celle-ci sera réputée acceptée par son destinataire.

La rédaction d’une mise en demeure conforme au prescrit de l’article 2244 du Code Civil par votre avocat permettra d’interrompre la prescription et fera courir les intérêts de retard.

Conseil:

Prenez le réflexe de consigner le plus possible d’échanges par écrit que ce soit par mail ou par courrier ou encore par sms. Ces documents vous seront d’une grande utilité en cas de conflit avec votre client. Il est également possible de consigner un entretien oral avec un client en lui adressant un email à la suite de cet entretien du type:

“Je fais suite à notre entretien téléphonique de ce 25 juin. J’ai pris note de votre promesse de paiement pour le 15 juillet au plus tard….. “

4. Restez ferme et évitez que la dette augmente

L’expérience montre que certaines entreprises ont tendance à continuer à fournir des biens ou des services sans que les précédentes factures soient honorées. Cette situation aboutit, évidemment, à l’augmentation de la dette. Il est donc recommandé de faire preuve de vigilance. Il ne s’agit pas ici de refuser toute commande pour la moindre facture impayée mais faire preuve de fermeté dans ces  situations est, dans certains cas, une mesure de nécessaire pour votre entreprise afin de ne pas subir, à votre tour, des difficultés.

5. Engagez une procédure de recouvrement de créances

Ces procédures peuvent paraître inutiles mais force est de constater que les entreprises en difficultés sont confrontées régulièrement à des problèmes de trésorerie liés à une mauvaise gestion administrative comme je l’écrivais ci-dessus. Il existe bon nombre de possibilités pour récupérer une créance impayée. Il convient toutefois de veiller à une certaine proportionnalité. Des procédures de recouvrement simplifiées ont été mises en place par le législateur pour les créances non contestées. Certains tribunaux considèrent à cet égard qu’il abusif de recourir à une procédure judiciaire si la procédure de recouvrement de créance non contestée n’a pas été mise en oeuvre. Les conseils d’un avocat seront judicieux dans ces situations afin d’envisager les meilleures mesures et prioriser celles-ci. Une mise en demeure d’avocat en bonne et due forme peut parfois suffire pour obtenir le paiement de vos factures. Cette attitude, outre son utilité, donnera une image de sérieux à votre entreprise et de qualité à vos clients .

Il existe également des sociétés spécialisées dans le recouvrement de créances. L’efficacité de ces sociétés est relative puisque dans la majorité des cas, elles se bornent à adresser de simples courriers.

Un avocat pourra, par contre, proposer d’autres solutions afin d’éviter des situations catastrophiques pour votre entreprise. Une saisie-arrêt conservatoire est, dans certain cas, un acte très utile et efficace. La saisie-arrêt conservatoire a pour effet de rendre indisponible des sommes détenues par un tiers et qui appartiennent au débiteur de votre entreprise (votre client mauvais payeur).

Exemple: Vous vendez des matériaux de construction à un menuisier M. Ce dernier travaille, en sous-traitance, pour une société de construction C. Si le menuisier M reste en défaut de paiement à l’égard de votre entreprise, vous pourriez envisager de saisir les fonds que la société de construction C devrait au menuisier M. Dans cette hypothèse, toutes les sommes que la société C devrait payer à M seront bloquées. Cette saisie vous permettra de récupérer plus facilement votre créance après avoir obtenu un titre judiciaire.

Crédit photo : Nattanan23